Uitbetaling overuren: moet een werkgever dit doen?

In verschillende sectoren met onregelmatige werkpatronen, zoals de horeca, retail en zorg, is het vaak onvermijdelijk dat werknemers overuren maken. Vooral tijdens piekuren en seizoensdrukte. Voor jou als werkgever is het belangrijk om duidelijkheid te bieden over hoe deze uren worden afgehandeld. Het correct overuren uitbetalen is belangrijk voor de transparantie en tevredenheid van de werknemers. Daarnaast is het belangrijk om helderheid te bieden over wanneer overwerk verplicht is en wat de afspraken zijn.

Werkgevers staan voor een aantal keuzes als het gaat om het vergoeden van gewerkte overuren. Werkgevers kunnen kiezen tussen verschillende methodes, zoals directe uitbetaling, tijd voor tijd, of een combinatie. Wat de beste keuze is, hangt af van afspraken en wettelijke verplichtingen en de situatie in jouw organisatie. In deze blog geven we inzichten in hoe je overuren eerlijk en duidelijk kan afhandelen, zodat je aan de regels voldoet en je team tevreden houdt.

Wat zijn overuren?

Maar eerst staan we stil bij wat overuren zijn. Een werknemer maakt overuren wanneer die meer uren werkt dan de afgesproken arbeidsduur in het arbeidscontract of cao. Bijvoorbeeld: als er in het contract 40 uur per week staat, en je in een week 47 uur werkt, zijn die extra 7 uren overuren. Dit kan gaan over uren boven een vast aantal uren per dag of per week.

Voor fulltimers zijn overuren vaak de uren boven 40 uur per week, maar het is ook afhankelijk van de sector waarin ze werken. Voor parttimers worden uren die ze extra werken boven hun contractuele uren vaak meeruren genoemd. Deze meeruren hoeven niet per se met een toeslag te worden uitbetaald, tenzij ze de fulltime grens overschrijden. Op dat moment worden deze uren alsnog als overuren beschouwd en moeten ze worden vergoed bovenop het normale loon. De exacte definities van overuren en meeruren verschillen per sector en worden vaak geregeld in de cao.

Afspraken overwerken: zo regel je het goed

Overwerken is in veel bedrijven van toepassing, het is daarom belangrijk om goede en duidelijke afspraken te maken over hoe overuren worden geregistreerd en gecompenseerd. Heldere communicatie en een schriftelijke registratie helpen om misverstanden en discussies te voorkomen. Het helpt daarbij ook aan de transparantie en consistentie, waarbij je elk personeelslid gelijk behandelt en ervoor zorgt dat iedereen weet hoe hij of zij overuren vergoed krijgt.

Maak duidelijke afspraken

Het begint met het goed bespreken van de richtlijnen rondom overuren. Er moet een goed beeld zijn over de definitie van overuren, zodat het niet verward wordt met meeruren. Daarnaast is het belangrijk om goed uit te spreken hoe deze uren worden gecompenseerd. Het is ook belangrijk om goed te communiceren over hoe deze uren worden geregistreerd en goedgekeurd, bijvoorbeeld: alleen na toestemming van een leidinggevende, of via een planningssoftware app zoals Eitje. Waarbij er snel en makkelijk uren kunnen worden goedgekeurd in de app, wat zorgt dat er minder onduidelijkheden zijn.

Leg afspraken schriftelijk vast

Mondelinge afspraken kunnen leiden tot onduidelijkheden. Zet daarom alle afspraken die gemaakt worden over dit onderwerp op papier of in een digitaal portaal waar iedereen de afspraken kan vinden. Het is ook belangrijk om vast te leggen wanneer er een uitzondering gemaakt kan worden op de standaard overuren regels, bijvoorbeeld tijdens seizoenswerk of onverwachte omstandigheden.

Controleer het arbeidscontract of cao

In veel gevallen zijn de regels rondom overwerken al opgenomen in de cao of het arbeidscontract. Hierbij is het belangrijk om goed op te letten wat overuren zijn, toeslagen, tijd voor tijd en maximale grenzen voor overwerken. Als werkgever kan je aanvullende aanspraken maken, mits deze binnen de wet-en regelgeving en cao passen. Het is ook essentieel om te begrijpen of overwerk verplicht is, zodat zowel werknemers als werkgevers duidelijkheid hebben over hun verplichtingen. Daarnaast kan de algemene heffingskorting invloed hebben op de belastingdruk bij het uitbetalen van overuren.

Is het uitbetalen van overuren verplicht?

Of gewerkte overuren moeten worden uitbetaald, hangt af van de wettelijke verplichtingen, de afspraken in de cao en eventuele afspraken die in het contract staan. Uitbetaalde overuren vallen in dezelfde belastingschijf als de gebruikelijke uren. Hoewel werkgevers in principe verplicht zijn om werknemers te compenseren voor overuren, zijn er uitzonderingen die hierbij een rol spelen. Een werkgever moet hierbij de overuren uitbetalen of andere compensaties geven.

Hoe overuren uitbetaald kunnen worden

Minimumloon garanderen

Overuren kunnen uitbetaald worden tegen het reguliere uurloon, zonder toeslagen. Overuren mogen niet leiden tot een uurloon dat lager is dan het wettelijke minimumloon. Dit betekent dat de werkgever ervoor moet zorgen dat alle gewerkte uren, inclusief overuren, ten minste het minimumloon opleveren.

Toeslagen en compensatie

De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers niet om overuren met toeslag uit te betalen, maar er kunnen wel afspraken over zijn. Bijvoorbeeld een toeslag van 125% of 150% voor extra uren. Zonder specifieke afspraken kunnen de overuren worden uitbetaald tegen het normale uurloon.

Tijd voor tijd

Werkgevers mogen overuren compenseren met vrije tijd, ook wel bekend als tijd voor tijd, in plaats van loon. Dit moet wel vooraf schriftelijk worden vastgesteld. De compensatie moet gelijkwaardig zijn aan de gewerkte uren, bijvoorbeeld: 5 uur overwerk = 5 uur vrije tijd. Wanneer deze vrije uren niet worden opgenomen, kunnen de opgebouwde uren alsnog worden omgezet in loon, wat moet worden uitbetaald.

Uitzonderingen en specifieke regels

Parttimers: Voor parttime werknemers worden extra gewerkte uren vaak eerst als 'meeruren' gezien. Deze uren worden meestal tegen het normale tarief uitbetaald en pas als ze de fulltime grens overschrijden, tellen ze als overuren met recht op een toeslag.

Vrijwilligheid van overuren: Werkgevers kunnen werknemers niet verplichten om overuren te maken, tenzij dit duidelijk is vastgesteld. Als een werknemer vrijwillig overuren maakt zonder goedkeuring van de werkgever, kan dit invloed hebben op de verplichting tot uitbetaling.

Hoeveel overuren mogen er wettelijk gemaakt worden?

Overwerken is in verschillende sectoren niet te voorkomen, maar zowel de wet als de cao’s stellen grenzen aan het aantal uren dat werknemers overuren maken. Deze regels zijn opgezet om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de werknemers te waarborgen. In bepaalde omstandigheden, zoals werkongevallen of andere problemen, kunnen uitzonderingen op de arbeidstijden regels worden gemaakt om aan de vraag te voldoen tijdens drukke periodes door onverwachte situaties.

Maximum aantal uren per week

De Nederlandse Arbeidstijdenwet heeft duidelijke grenzen gesteld tot betrekking van de totale werktijd, inclusief overuren:

• Maximale uren per dag: 12 uur.

• Maximale uren per week: 60 uur, maar alleen in uitzonderlijke situaties.

• Gemiddelde uren per 4 weken: maximaal 55 uur per week.

• Gemiddelde uren per 16 weken: maximaal 48 uur per week.

Er mag hier in beperkte mate van worden afgeweken, maar het absolute maximum van 60 uur mag nooit worden overschreden. Een werkweek wordt hierbij gedefinieerd als de periode van maandag 00.00 uur tot zondag 24.00 uur.

Hoe wordt de overwerktoeslag berekend?

De overwerktoeslag wordt berekend door het reguliere uurloon te verhogen met een vooraf bepaalde percentage toeslag. Het verschil tussen reguliere uren en overuren is dat overuren de uren zijn die werknemers bovenop hun normale uren werken, de belastingregels voor deze uren zijn hetzelfde als voor normale werkuren. De hoogte van de toeslag is afhankelijk van de situatie.

Normale uurloon versus overwerktoeslag

Normaal uurloon: Het standaard uurloon is het bruto loon dat een werknemer ontvangt voor een standaard gewerkt uur, zonder extra toeslag.

Overwerktoeslag: De toeslag is een percentage dat boven op het normale uurloon komt. Veelvoorkomende percentages zijn: 125% voor doordeweekse overuren, 150% voor weekenden en avonden en 200% voor feestdagen en nachtdiensten.

Berekening

Stel je hebt een normaal uurloon van €15 en werkt op een gewone werkdag 4 uur extra. De toeslag is 125%, wat betekent dat je per overuur 25% meer krijgt dan je reguliere loon.

• Je overwerkloon per uur wordt: €15 x 1,25 = €18,75.

• Voor 4 overuren ontvang je: 4 x €18,75 = €75 bruto

Overuren uitbetalen en belasting

Hoe worden overuren belast?

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het correct uitbetalen van overuren en het betalen van de bijbehorende belasting en premies. Het is belangrijk om niet alleen transparant te zijn richting je werknemers, maar ook de financiële en administratieve gevolgen van je eigen bedrijf in beeld te hebben. Overuren worden gezien als onderdeel van het belastbare inkomen van een werknemer. Er kan een toeslag worden gesteld die verplicht is voor overuren, wat hieruit komt wordt ook meegenomen in de berekening van belastingen.

Wanneer moet je overuren uitbetalen

De exacte termijnen en voorwaarden van overuren uitbetalen hangt af van de wettelijke regels, de afspraken in de cao, en de arbeidsovereenkomst. Als werkgever is het belangrijk om hier een goed beeld van te krijgen

Wettelijke termijnen en afspraken

Uitbetaling binnen de normale loonperiode

Volgens de wet moet je overuren uitbetalen binnen de reguliere loonperiode. Dit betekent dat de uitbetaling plaatsvindt tegelijk met het eerstvolgende salaris, tenzij anders is afgesproken.

Afspraken in de cao

Veel cao's specificeren hoe en wanneer overuren moeten worden uitbetaald. Bijvoorbeeld: binnen een maand na het maken van de overuren of opties tot compensatie in tijd, waarbij de uitbetaling alleen nodig is als de tijd niet wordt opgenomen.

Tijd voor tijd compensatie

Als er een tijd voor tijd regeling is, hoeven overuren niet direct uitbetaald te worden, mits werknemers de mogelijkheid hebben om de uren op een later moment op te nemen. Niet opgenomen uren moeten aan het einde van het jaar, of bij beëindiging van het contract, alsnog worden uitbetaald.