Als de registratie niet goed is bijgehouden kan het verwerken en berekenen van de arbeidsuren een tijdrovend en vervelend klusje zijn. Vooral als je de arbeidsuren handmatig ingevoerd zijn via een Excelbestand of een fysieke urenlijst.

Je kunt het jezelf een stuk makkelijker maken door te werken met een kloksysteem. Hiermee automatiseer je het schrijven van de uren en hoeven deze alleen nog maar gecontroleerd te worden. In deze blog zullen we de verschillende aspecten van een prikklok behandelen zodat jij precies weet wat de voor- en nadelen van een kloksysteem zijn.

Wat is een kloksysteem?

Een kloksysteem, ook wel een een prikklok genoemd, is software waarbij de gewerkte uren van je teamleden automatisch worden bijgehouden. Via het inklokken wordt er een begintijd van de dienst meegegeven en bij het uitklokken wordt een eindtijd genoteerd. Vervolgens kunnen deze gewerkte uren direct worden doorgeboekt naar je werktijdregistratie. Op deze manier is het altijd duidelijk hoeveel uren er per medewerker zijn gewerkt en is het eenvoudig om correct te verwerken in je salarisadministratie. Bij eitje hebben wij onze eigen app ontwikkeld genaamd eitjeopdevloer. Hiermee kun je je eigen kloksysteem opzetten waardoor je team binnen enkele minuten kan inlokken.

Voordelen van een kloksysteem

Je personeel is natuurlijk het kloppende hart van je zaak. Naast alle vreugde die je team je brengt, is het personeel ook voor veel zaken de grootste kostenpost. Het is daarom belangrijk om met een kritische blik naar de personeelskosten te kijken. Je kunt via een prikklok op elk moment van de dag direct inzicht hebben op de uren die op dat moment worden gemaakt. Ook kun je je klok- en kassasysteem aan elkaar koppelen. Een ander groot voordeel is dat je elk moment van de dag kunt nagaan of de gewerkte uren met bijbehorende loonkosten zich verhouden tot de omzet die wordt gedraaid. Vervolgens kun je er voor kiezen om teamleden eerder naar huis te sturen waarmee je de omzet in loonkosten in balans brengt of om collega’s juist langer te laten staan omdat je ruimte hebt om extra omzet te behalen.

Een analyse van de gewerkte uren kan ervoor zorgen dat je meer inzicht krijgt in de bedrijfsvoering voor de lange termijn. Bijvoorbeeld of je planning overeenkomt met het daadwerkelijke aantal van gewerkte uren en de opgemaakte salariskosten. Het registreren van uren kan ook inzicht geven in de plus/min uren van je teamleden. Op die manier kun je voorkomen dat iemand te veel of juist te weinig werkt conform het aantal contracturen.

Je wilt je team natuurlijk zo min mogelijk belasten met administratieve taken. Door een kloksysteem zijn er minder menselijke handelingen nodig voor het verwerken van de uren. Dit zal ervoor zorgen dat je medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het registreren van hun gewerkte uren. Hierdoor kun je zeker stellen dat het werken met een kloksysteem op termijn financiële voordelen met zich meebrengt aangezien deze tijd aan andere taken kan worden besteed of omdat je niet een extra collega nodig hebt voor de urenregistratie. Een ander voordeel van een kloksysteem is dat er minder ruimte is voor menselijke fouten bij de urenregistratie. Na het in- en uitklokken hoeven de gewerkte uren enkel nog geaccordeerd te worden door een leidinggevende. Dit zorgt ervoor dat je personeel altijd snel het juiste aantal uren uitbetaald krijgt.

Nadelen van een kloksysteem

Als je de registratie van uren via een kloksysteem uitvoert, heb je altijd inzicht in de werkuren van je team. Dit kan als gevolg hebben dat medewerkers zich extra gecontroleerd voelen door de leidinggevenden. Een gevoel wat je natuurlijk niet wilt creëren onder je teamleden omdat dit veel onvrede en onrust kan veroorzaken. Dit kan ervoor zorgen dat kan de bereidheid om gebruik te maken van het kloksysteem afneemt waardoor niet je gehele team gebruik maakt van het kloksysteem en dat kan tot chaotische situaties leiden waarbij de urenregistratie op verschillende wijzes plaatsvindt. Wij raden daarom aan om van te voren na te gaan of een kloksysteem bij je bedrijf en je team past of dat hier eerst meer draagvlak voor gecreëerd moet worden. Zo kan het al erg helpen om het met je team te bespreken voordat je het doorvoert, zodat ze niet worden overdonderd maar juist betrokken bij het proces. Zodra je kiest voor een prikklok kun je dit duidelijk delen met je teamleden en aangeven dat het gaat om een verbetering in plaats van een achteruitgang. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat gewerkte uren altijd kunnen worden nagekeken of worden opgevraagd. Of dat het extra inzicht in de urenregistratie voordelen met zich mee kan brengen zoals het verlagen van de werkdruk van het gehele team. Verder moet je bij het introduceren van een prikklok rekening houden met bijkomende kosten. Dit prijskaartje kan behoorlijk oplopen door de implementatie van hardware op locatie, aanschafkosten, updates en onderhoud.

Eitjeopdevloer

Jij als eitje-gebruiker kunt eenvoudig je eigen kloksysteem opzetten met eitjeopdevloer. Dit is een aparte app voor een Android tablet of iPad waar je teamleden eenvoudig mee kunnen in- en uitklokken. In tegenstelling tot andere kloksystemen is eitjeopdevloer software in plaats van losse hardware die extra geïnstalleerd moet worden. Een ander groot voordeel van werken met eitjeopdevloer is dat de gewerkte uren direct worden gekoppeld aan je administratie in eitje. Hierdoor heb je alle gegevens van de gewerkte uren op één plek. Verder kun je met eitjeopdevloer ook inklokken als je niet op de planning voorkomt. Dit is bijvoorbeeld handig op momenten als collega’s onverwacht werken op een druk moment. Hierdoor weet je zeker dat ook deze uren netjes worden genoteerd in eitje. Het werken met eitjeopdevloer kost je slechts 40 cent extra op de pakketprijs van eitje uren. Hierdoor zal het implementeren van een kloksysteem geen grote financiële gevolgen met zich meebrengen.

Eitjeopdevloer activeren

Via de volgende stappen heb jij binnen enkele minuten eitjeopdevloer ingesteld:

• Download de eitjeopdevloer app via de Google Playstore of App Store. Dit is een ander programma dan de reguliere eitje app.

• Als je de eitjeopdevloer app opent, zal er gevraagd worden om een Key ID, Secret ID en Environment ID. Deze vind je als je naar het webplatform gaat. Vervolgens klik je op Instellingen en ga je via het linkermenu naar eitjeopdevloer. Bovenaan de pagina vind je het Environment ID, afgekort als Env ID. Wanneer je klikt op Device Instellingen kun je de Secret ID en Key ID opvragen. Deze vul je vervolgens in bij het inlogscherm van eitjeopdevloer.

• Je kunt via de webapplicatie de volgende zaken van eitjeopdevloer instellen:

Afronding instellingen: Hiermee bepaal je de afronding van de geklokte tijden. Zo geef je eenvoudig aan dat je bijvoorbeeld alle starttijden met een kwartier naar boven wil afronden. Teamleden hebben op deze manier de mogelijkheid om alvast in te klokken bij binnenkomst en nog even een kop koffie te pakken voor de shift begint.

Pauze instellingen: Je kunt met eitjeopdevloer automatisch pauze schrijven na een bepaald aantal gewerkte uren, bijvoorbeeld een kwartier na elke vier uur werken. Hierdoor voorkom je dat de pauze wordt vergeten bij het schrijven van de uren.

Pauze aanpasbaar: Met deze instelling geef je aan of je teamlid zelf de pauze kan aanpassen bij het uitklokken.

• Als je de ID’s hebt ingevuld in eitjeopdevloer kunnen je teamleden gaan inklokken. Dit kan middels een Vloer ID, een unieke pincode van vijf cijfers voor elk teamlid in eitje. Het Vloer ID is te achterhalen via de mobiele app of anders onder de pagina Teams in het webplatform.

• Wanneer de dienst erop zit kan dit worden aangegeven via eitjeopdevloer met wederom het Vloer ID van je teamlid. De gewerkte uren verschijnen meteen in eitje. Makkelijk toch?

Mocht je op meerdere iPads of tablets willen werken met eitjeopdevloer is dat geen enkel probleem. Bij de instellingen van eitjeopdevloer kun je bij Device instellingen extra codes aanmaken via het webplatform. Vervolgens kun je de ID’s invoeren als je de app hebt gedownload en kan het apparaat op dezelfde manier worden gebruikt voor het in- en uitklokken. Er zijn geen aanvullende kosten verbonden voor het aansluiten van een extra apparaat.

Na het leven van deze deze blog kun jij hopelijk goed beoordelen of een kloksysteem wat voor jouw zaak is. Mocht je nog vragen over een kloksysteem hebben horen wij dit graag. Ben je benieuwd hoe eitje kan helpen bij het inrichten van een kloksysteem? Stuur dan een mailtje naar joris@eitje.app. We denken graag met je mee!