Tips voor het kiezen van een goede planningstool

In de wereld van de horeca is het maken van je personeelsplanning altijd een onderdeel waarbij veel frustratie kan worden opgewekt. Hoe maak je een goede personeelsplanning zonder er veel tijd aan kwijt te zijn en zonder fouten?

Het handmatig maken van planningen is een recept voor veel onjuistheden en het kost veel tijd. Het controleren van ruilverzoeken en het bijhouden van beschikbaarheden kan via deze weg een hele uitdaging zijn. Gelukkig is daar een handige oplossing voor, een planningstool! Zo’n planningstool zorgt ervoor dat het proces van planningen maken tot aan urenregistratie gemakkelijker en een stuk efficiënter wordt.

Maar hoe kies je de juiste planningstool die compleet aansluit bij jouw wensen? Met een groot aanbod van planningstools is het lastig om de juiste keuze te maken. We hebben een aantal tips klaarstaan waarmee de keuze wat gemakkelijker wordt.

Planning software met gebruiksvriendelijke interface

Een planning software met een gebruiksvriendelijke interface is één van de belangrijkste aspecten voor een succesvolle uitvoering binnen je team. Het is essentieel dat de planningstool gemakkelijk te gebruiken is voor alle gebruikers, ongeacht hoe technisch aangelegd ze zijn. Dit zorgt er namelijk voor dat elk teamlid zich comfortabel voelt bij het gebruik van de planningstool.

Daarnaast is de toevoeging van een mobiele app ook een handige uitvinding, die op de gebruiksefficiëntie inspeelt. Teamleden dragen hun mobiel namelijk altijd bij zich en hebben zo altijd en overal toegang tot de mobiele app.

Proefperiode of demo's

Een gepersonaliseerde demo of een gratis proefperiode van de planningstool ook waardevol en helpt het bij het maken van de definitieve beslissing. Het geeft je de kans om de functionaliteiten van de planning software te ontdekken, en om te kijken of de tool bij jou en jouw wensen past. Gebruik de tijd van de proefperiode om de verschillende functies te testen en te verkennen. Dit is niet alleen effectief, maar maakt het ook eenvoudig en plezierig om de planningstool te gebruiken!

Een goede implementatie

Een goede implementatie of onboarding is belangrijk bij de afweging voor een goede planningstool. Naadloze integratie met bestaande systemen kan het implementatieproces aanzienlijk verbeteren. Het implementatieproces moet effectief, toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, zodat jij snel en zonder frustratie aan de slag kan gaan met de online planning app. Denk hierbij aan tutorials, handleidingen of instructievideo’s die jou en andere nieuwe klanten helpen om belangrijke informatie snel te begrijpen.

Eerste indruk van planning software

Een efficiënte en gebruiksvriendelijke onboarding is cruciaal voor een succesvolle planningstool. Het is belangrijk dit goed te evalueren, omdat de onboarding ervoor zorgt dat gebruikers zich comfortabel voelen bij het gebruik van de app en vertrouwen krijgen in de planningstool. Een goede onboarding van een planningstool bevordert niet alleen het gebruiksgemak, maar is ook de eerste stap van een langdurige klanttevredenheid, gebruiksefficiëntie en een succesvolle samenwerking met je planningstool!

Automatisering en tijdsbesparing

Automatisering is ook een belangrijk aspect om naar te kijken wanneer je aan het zoeken bent naar een goede planningstool. Wanneer iets geautomatiseerd werkt, kan het zeer tijdbesparend zijn en de kans op fouten verminderen. Een effectieve planningstool biedt verschillende functies die dit proces vereenvoudigen, zoals bijvoorbeeld het automatiseren van de urenregistratie.

Handige tools

Verder zijn er ook andere handige tools binnen de planningstool die het dagelijks beheer van je planning vergemakkelijken. Denk aan functies zoals push-notificaties van open shifts, en deadlines voor beschikbaarheid.

Koppelingen

Door een HR-koppeling te hebben kan je makkelijk je teamleden en de bijbehorende contracten overzetten naar je planningstool. Door HR-koppelingen en kassakoppelingen kan het automatiseringsproces nog soepeler verlopen. Hierdoor bespaar je waardevolle tijd in je personeelsbeheer en in je organisatie!

Communicatie en samenwerking

Een goede planningstool voor personeel biedt mogelijkheden voor naadloze samenwerking en communicatie binnen het team. Het is belangrijk dat de planning software functies bevat die de communicatie tussen jou en je teamleden makkelijker maken en dat je met elkaar kunt samenwerken. Een essentieel aspect is dat medewerkers automatisch op de hoogte blijven van belangrijke informatie, denk hierbij aan updates van hun rooster, notificaties van open shifts en makkelijke bereikbaarheid via de chatfunctie.

Communiceren via planning software

Daarnaast is het nuttig dat je teamleden onderling kunnen communiceren, voor bijvoorbeeld ruilverzoeken van shifts of om specifieke vragen te stellen aan elkaar. Een chatfunctie binnen je planning tool maakt directe communicatie mogelijk, waardoor informatie snel kan worden gedeeld en de reactietijd spoedig zal zijn. Wat daarnaast ook handig is, is dat de privacy van jou en jouw teamleden wordt gewaarborgd en iedereen zijn whatsapp en nummer privé kan houden. Door een communicatieplatform te hebben binnen je planning tool, kan de samenwerking binnen je organisatie op rolletjes verlopen!

Beoordelingen en ervaringen van andere gebruikers

Bij het kiezen van de beste planning tool zijn beoordelingen en ervaringen van andere gebruikers een belangrijk aspect. Het geeft een duidelijk inzicht in hoe de planningstool presteert in de praktijk, en dat kan je door middel van recensies en ervaringen van huidige gebruikers bestuderen. Deze feedback biedt een beter inzicht van de functionaliteit van de planningstool en daardoor kan je ook een beeld krijgen over eventuele tekortkomingen of functionaliteiten die niet voldoen aan jouw wensen. Gebruikersrecensies kunnen helpen bij het identificeren van de beste planning tool voor specifieke behoeften. Ook kan je rondvragen in je omgeving naar degene de de planningstool al gebruiken en het gesprek willen aangaan over hun ervaring.

Review platforms

Platforms, zoals Trustpilot, waar recensies worden gegeven over bepaalde producten en websites kunnen ook nuttig zijn. Het geeft een bredere kijk op de prestaties van de planning tool, door het vergelijken van verschillende beoordelingen krijg je een vollediger beeld van de gebruikservaring.

Marketingswebsite

Ziet de marketingswebsite er netjes en professioneel uit? Geven zij voorbeelden en quotes van tevreden klanten? Dit kan een indicatie geven van de betrouwbaarheid en effectiviteit van de planning tool. Dat draagt dan weer bij aan het vertrouwen in de planningstool.

Beschikbaarheid klantenservice en support

Het is belangrijk om bij het kiezen van een goede planningstool te kijken naar de beschikbaarheid van de klantenservice. Voor grotere ondernemingen met complexe behoeften kan ondersteuning voor ERP-systemen cruciaal zijn. Het is essentieel om te kijken naar de kwaliteit van de support, de toegankelijkheid ervan en hoe snel de reactietijd is: hoe sneller, hoe beter. Dit heeft namelijk direct invloed op de gebruikservaring van de planningstool. Je kan controleren of de klantenservice/ de support te bereiken is via verschillende kanalen, denk hierbij aan de mail, telefonisch of via de chat. Communiceren wordt hierdoor makkelijker, aangezien je contact kan opnemen via het kanaal dat voor jou het prettigst is.

Veelgestelde vragen

Daarnaast is het belangrijk om te kijken of de planning tool een goede hulp-pagina heeft en een pagina-sectie heeft die gericht is op de veelgestelde vragen, FAQ. Een goede en overzichtelijke FAQ kan jou helpen om snel antwoorden te vinden op veelvoorkomende vragen te vinden, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar oplossingen. Het geeft ook de indruk dat het softwarebedrijf van de planningstool het gebruiksgemak voor jou belangrijk vindt.

Mobiele toegang

Bij het kiezen van een goede planning tool is het belangrijk om te kijken of er een goed werkende mobiele app beschikbaar is, vooral voor mkb bedrijven (midden- en kleinbedrijven). De mobiele app maakt de planning tool toegankelijker dan alleen een planningstool via de computer. Iedereen heeft vaak zijn mobiel op zak, waardoor wijzigingen in roosters of een snelle chat via de chatfunctie eerder worden opgemerkt. Het is belangrijk dat zowel jij als jouw teamleden toegang hebben tot de mobiele app, zodat iedereen up-to-date blijft.

Gebruiksefficiëntie

De planningstool moet via de mobiele app niet alleen de mogelijkheid bieden om roosters te bekijken, maar ook andere functies bevatten die te gebruiksefficiëntie bevorderd. Voor jou als manager of admin moeten er functies zijn als het goedkeuren van uren, het plaatsen van nieuwsberichten en het bekijken van financiën. Hierdoor kan jij snel, ter plaatse, op je mobiel bepaalde zaken regelen, in plaats van alles via de laptop.

Functionaliteiten voor teamleden

Voor jouw teamleden is het nuttig en belangrijk dat zij onderling kunnen communiceren, beschikbaarheid kunnen doorgeven, eigen roosters kunnen bekijken en eventueel shifts kunnen ruilen. Deze functies moeten toegankelijk zijn in de mobiele app van de planningstool. Dit zorgt ervoor dat teamleden actief betrokken blijven bij hun planning, wat de samenwerking tussen jou en je teamleden bevordert.

Eenvoud, flexibiliteit, efficiëntie

Doordat de mobiele app zo toegankelijk moet zijn, is het eenvoudig te gebruiken. Daarnaast is het belangrijk dat er duidelijkheid is voor jou en je teamleden over hoe de app werkt, zodat alle gebruikers zonder problemen de verschillende functionaliteiten kunnen gebruiken. De mobiele app van de planningstool staat voor flexibiliteit en efficiëntie, waardoor er een dynamische werksfeer en omgeving mogelijk is!

Een kloksysteem

Een kloksysteem is een interessante toevoeging aan een app voor online planningen en kan de functionaliteit van personeelsplanning software aanzienlijk verbeteren. Een kloksysteem is handig aangezien jouw teamleden zich gemakkelijk in en uit kunnen klokken. De geklokte uren van jouw teamleden komen direct in de urenregistratie te staan, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook altijd accuraat is. Het is erg tijdrovend om alle gewerkte uren, plus pauzes en overuren, handmatig te registreren. Bij het kloksysteem is dit niet aan de orde, en kan jij jezelf richten op andere werkzaamheden, waar je bijvoorbeeld minder snel aan toe komt wanneer je het handmatig moet invoeren.

Correcte loonkostenberekening

Door de nauwkeurige registratie van het kloksysteem kunnen er ook gemakkelijk correcte loonkostenberekeningen worden gemaakt. Dit draagt ook bij aan een correcte uitbetaling van de teamleden. Het is niet alleen een praktische aanvulling op de planning tool, maar versterkt ook de structuur en de sfeer op de werkvloer!

Beschikbaarheids- en verlofbeheer met personeelsplanning software

Een goede planning tool geeft ook de mogelijkheid om verlofaanvragen en beschikbaarheidregistraties te beheren. Deze functies zijn belangrijk voor een vlotte werking binnen je team. In een effectieve planning tool kunnen verlofaanvragen worden aangevraagd en ingediend door jouw teamleden, daarna kan jij ze goed- of afkeuren, waardoor er niks kan worden besloten zonder jouw toestemming.

Beschikbaarheid

Bij de beschikbaarheid kunnen jouw teamleden zelf voor een bepaalde tijd hun beschikbaarheid invullen en doorgeven. Dit geeft een handig en duidelijk overzicht van de beschikbaarheid binnen je team. Wanneer je teamleden dit tijdig in de planning tool zetten kan dit jou heel erg helpen bij het maken van planningen zonder dat er conflicten in de planning kunnen ontstaan. Waardoor jij eenvoudig je planning kan maken.

Automatische sloten bij beschikbaarheid

Het gebruik van deadlines voor de beschikbaarheid is ook fijn als je een planning maakt met een app. Deze functie voorkomt dat meerdere teamleden hun onbeschikbaarheid of verlof op één bepaalde dag zetten. Hierdoor voorkom je de kans op onderbezetting, en is er transparantie tussen jou en jouw teamleden.

Updates en innovatie

Als laatste zijn updates en innovaties cruciaal voor het kiezen van een planningstool. Het is belangrijk om te kijken of de planningstool regelmatig wordt geüpdatet. Frequente updates duiden namelijk op de voortdurende ontwikkeling en verbetering van de ontwikkelaars van de planningstool. Regelmatige updates en innovaties kunnen planning tools modern en efficiënt houden. Het geeft niet alleen een indicatie van de kwaliteit van de planningstool, maar ook de betrokkenheid van het bedrijf bij het optimaliseren van de gebruikservaring.

Vaak updates

Vaak kan je zien wanneer welke updates zijn doorgevoerd, waardoor je een duidelijk en overzichtelijk beeld hebt over hoe vaak de planningstool wordt geüpdatet. Hierbij kan je dan ook zien of de updates zijn gericht op de gebruiksefficiëntie en de belangen van de gebruiker. Wanneer dat zo is, ben je bij het juiste adres! Het is ook belangrijk dat de planningstool er modern en up-to-date uitziet, dit is een teken dat de planningstool regelmatig wordt onderhouden. Een verouderde look duidt vaak op weinig updates en weinig belangen voor de gebruiksefficiëntie van de gebruikers.

Wensen van gebruikers

Daarnaast kunnen regelmatige updates ook nieuwe functies en verbeteringen introduceren die aansluiten bij de wensen van jou en jouw teamleden. Hierdoor blijven jij en de andere gebruikers gemotiveerd om de planningstool te gebruiken!

Eitje als beste planningstool

Door de bovenstaande stappen heb jij veel interessante inzichten verkregen voor het kiezen van een goede planning tool. Het kiezen van de beste planning software is vaak een lang proces. Maar wanneer een planningstool aan jouw wensen voldoet, is het de lange zoektocht waard.

Wanneer bovenstaande punten belangrijk voor jou zijn, is Eitje de beste match voor jou! Denk hierbij aan gepersonaliseerde demo’s, makkelijke en snelle onboarding, een kloksysteem en vooral een geweldige en snelle klantenservice. Hierbij is het hoofddoel om jou zorgvuldig te helpen met de vragen die je hebt en jou als een tevreden klant te behouden. Door in Eitje te investeren heb je een gebruiksvriendelijke planning tool die jouw mening en wensen op nummer 1 zet!

En zo denken de klanten en gebruikers van Eitje er ook over ;)