Tips voor het kiezen van een goede planningstool

In de wereld van de horeca is het maken van je personeelsplanning altijd een onderdeel waarbij veel frustratie kan worden opgewekt, hoe maak je een goede personeelsplanning zonder er veel tijd aan kwijt te zijn en met weinig fouten?

Het handmatig maken van planningen is een recept voor veel onjuistheden en het kost veel tijd. Het controleren van ruilverzoeken en het bijhouden van beschikbaarheden kan via deze weg een hele uitdaging zijn. Gelukkig is daar een handige oplossing voor, een planningstool! Zo’n planningstool zorgt ervoor dat het proces van planningen maken tot aan urenregistratie gemakkelijker en een stuk efficiënter wordt.

Maar hoe kies je de juiste planningstool die compleet aansluit bij jouw wensen? Met een groot aanbod van planningstools is het lastig om de juiste keuze te maken. Waar moet je als ondernemer op letten en welke functies passen bij de behoeften van jou en jouw team? We hebben een aantal tips klaarstaan waarmee de keuze wat gemakkelijker wordt.

Gebruiksvriendelijkheid

Een gebruiksvriendelijke planningstool is één van de belangrijkste aspecten voor een succesvolle uitvoering binnen je team. Het is essentieel dat de planningstool gemakkelijk te gebruiken is voor alle gebruikers, ongeacht hoe technisch aangelegd ze zijn. Dit zorgt ervoor dat elk teamlid zich comfortabel moet voelen bij het gebruik van de planningstool. Daarnaast is de toevoeging van een mobiele app ook een handige uitvinding aangezien veel van jouw teamleden veel meer met hun mobiel werken dan met een laptop, hierdoor is er ook op de gebruiksefficiëntie van hun ingespeeld. Duidelijke navigatie speelt hierbij ook een belangrijke rol. Een logische navigatiestructuur helpt gebruikers om snel en gemakkelijk de verschillende items te vinden, zonder zich suf te zoeken. Dit vermindert frustratie tijdens het gebruik van de planningstool.

Daarnaast is een gepersonaliseerde demo of een gratis proefperiode van de planningstool ook waardevol en helpt het bij het maken van de definitieve beslissing. Dit geeft je de kans om de functionaliteiten van de planningstool te ontdekken en geeft je een inzicht of deze planningstool goed bij jou en jouw wensen past. Gebruik de tijd van de proefperiode om de verschillende functies te testen en te verkennen. Dit is niet alleen effectief, maar maakt het ook eenvoudig en plezierig om de planningstool te gebruiken!

Een goede implementatie

Een goede implementatie of onboarding is belangrijk om niet te vergeten bij je afwegingen voor een goede planningstool. Het implementatieproces moet effectief, toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, waardoor jij snel en zonder frustratie aan de slag kan gaan met de planningstool. Denk hierbij aan tutorials, handleidingen of instructievideo’s die jou en andere nieuwe klanten helpen om belangrijke informatie snel te begrijpen.

De ervaring van de onboarding zorgt voor een belangrijke eerste indruk van de planningstool, waarbij jij het gebruik van de planningstool beter kan evalueren. Hierdoor is een efficiënte en gebruiksvriendelijke onboarding cruciaal voor een succesvolle planningstool. Het zorgt ervoor dat gebruikers zich comfortabel voelen bij het gebruik van de app en vertrouwen krijgen in de planningstool. Een goede onboarding van een planningstool bevordert niet alleen het gebruiksgemak, maar is ook de eerste stap van een langdurige klanttevredenheid, gebruiksefficiëntie en een succesvolle samenwerking met je planningstool!

Automatisering en tijdsbesparing

Automatisering is ook een belangrijk aspect om naar te kijken wanneer je aan het zoeken bent naar een goede planningstool. Wanneer iets geautomatiseerd werkt, kan het zeer tijdbesparend zijn. Een effectieve planningstool biedt verschillende functies die dit proces vereenvoudigen, zoals bijvoorbeeld het automatiseren van de urenregistratie. Het bespaart niet alleen tijd, maar kan ook de kans op menselijke fouten verminderen.

Daarnaast zijn er ook andere handige tools binnen de planningstool die het dagelijks beheer van je planning vergemakkelijken. Denk aan functies zoals automatische tijdsloten en push-notificaties van open shifts. Het toevoegen van koppelingen kan de gebruikservaring verbeteren, dat komt omdat een koppeling kan de automatisering nog sneller laat verlopen

Door een HR-koppeling te hebben bij je planningstool, kan je makkelijk je teamleden en de bijbehorende contracten overzetten naar je planningstool. Door hr-koppelingen en kassakoppelingen kan het automatiseringsproces nog soepeler verlopen. Hierdoor bespaar je waardevolle tijd in je personeelsbeheer en in je organisatie!

Communicatie en samenwerking

Een goede planningstool biedt mogelijkheden voor communicatie en samenwerking binnen het team. Het is belangrijk dat de planningstool functies bevat die de communicatie tussen jou en je teamleden makkelijker maken en dat je met elkaar kunt samenwerken. Een essentieel aspect is dat medewerkers automatisch op de hoogte blijven van belangrijke informatie, denk hierbij aan notificaties van open shifts en een makkelijke bereikbaarheid via de chatfunctie.

Daarnaast is het nuttig dat je teamleden onderling ook kunnen communiceren, voor bijvoorbeeld ruilverzoeken van shifts of om specifieke vragen te stellen aan elkaar. Een chatfunctie binnen je planningstool maakt directe communicatie mogelijk, waardoor informatie snel kan worden gedeeld en de reactietijd spoedig zal zijn. Wat daarnaast ook handig is, is dat de privacy van jou en jouw teamleden wordt gewaarborgd en iedereen zijn whatsapp en nummer privé kan houden. Door een communicatieplatform te hebben binnen je planningstool, kan de samenwerking binnen je organisatie op rolletjes verlopen!

Beoordelingen en ervaringen van andere gebruikers

Bij het kiezen van een goede planningstool zijn beoordelingen en ervaringen van andere gebruikers een belangrijk aspect. Het geeft een duidelijk inzicht in hoe de planningstool presteert in de praktijk, en dat kan je door middel van recensies en ervaringen van huidige gebruikers bestuderen. Deze feedback biedt een beter inzicht van de functionaliteit van de planningstool en daardoor kan je ook een beeld krijgen over eventuele tekortkomingen of functionaliteiten die niet voldoen aan jouw wensen.

Een planningstool wil graag laten zien dat hun product efficiënt werkt, dat kunnen ze aan de hand van quotes van tevreden klanten doen op hun marketingswebsite. Dit kan een indicatie geven van de betrouwbaarheid en effectiviteit van de planningstool. Dat draagt dan weer bij aan het vertrouwen in de planningstool.

Platforms, zoals Trustpilot, waar recensies worden gegeven over bepaalde producten en websites kunnen ook nuttig zijn. Het geeft een bredere kijk op de prestaties van de planningstool, door het vergelijken van verschillende beoordelingen krijg je een vollediger beeld van de gebruikservaring.

Beschikbaarheid klantenservice en support

Het is belangrijk om bij het kiezen van een goede planningstool te kijken naar de beschikbaarheid van de klantenservice. Het is essentieel om te kijken naar de kwaliteit van de support, de toegankelijkheid ervan en wat de snelheid van de reactietijd is, hoe sneller hoe beter. Dit heeft namelijk direct invloed op de gebruikservaring van de planningstool. Je kan controleren of de klantenservice/ de support te bereiken is via verschillende kanalen, denk hierbij aan de mail, telefonisch of via de chat. Communiceren wordt hierdoor makkelijker, aangezien je in contact kan komen via het kanaal, wat voor jou het meest comfortabel is.

Daarnaast is het belangrijk om te kijken of de planningstool een goede hulp-pagina heeft en een pagina-sectie heeft die gericht is op de veelgestelde vragen, FAQ. Een goede en overzichtelijke FAQ kan jou helpen om snel antwoorden op veelvoorkomende vragen te vinden, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar oplossingen. Het geeft ook de indruk dat het softwarebedrijf van de planningstool het gebruiksgemak voor jou belangrijk vindt.

Problemen met de app kunnen ook voorkomen worden, of het gaat over technische storingen of hulp bij het instellen van een bepaalde tool. Met een betrouwbare, responsieve en deskundige klantenservice kan je snel dit soort hindernissen verhelpen, en doorgaan met je werkzaamheden!

Mobiele toegang

Bij het kiezen van een goede planningstool is het belangrijk om te kijken of er een goed werkende app beschikbaar is. De mobiele app maakt de planningstool toegankelijker dan alleen een planningstool via de computer. Iedereen heeft vaak zijn mobiel op zak, waardoor wijzigingen in roosters of een snelle chat via de chatfunctie eerder worden opgemerkt. Het is belangrijk dat zowel jij als jouw teamleden toegang hebben tot de mobiele app, zodat iedereen betrokken en up-to-date blijft.

De planningstool moet via de mobiele app niet alleen de mogelijkheid bieden om roosters te bekijken, maar ook andere functies bevatten die te gebruiksefficiëntie bevorderd. Voor jou als manager of admin moeten er functies op zitten zoals uren goedkeuren, het plaatsen van nieuwsberichten en het bekijken van financiën. Hierdoor kan jij snel op je mobiel bepaalde zaken regelen, in plaats van alles via de laptop, wat meer tijdrovend is.

Voor jouw teamleden is het nuttig en belangrijk dat zij onderling kunnen communiceren, hun uren kunnen doorgeven of aanpassen, hun eigen roosters kunnen bekijken en eventueel shifts kunnen ruilen. Deze functies moeten toegankelijk zijn in de mobiele app van de planningstool, want ze zorgen ervoor dat je teamleden actief betrokken blijven bij hun planning, wat de samenwerking tussen jou en je teamleden bevordert.

Doordat de mobiele app zo toegankelijk moet zijn, is het eenvoudig te gebruiken. Daarnaast is het belangrijk dat er duidelijkheid is voor jou en je teamleden over hoe de app werkt, zodat alle gebruikers zonder problemen de verschillende functionaliteiten kunnen gebruiken. De mobiele app van de planningstool staat voor flexibiliteit en efficiëntie, waardoor er een dynamische werksfeer en omgeving mogelijk is!

Een kloksysteem

Een kloksysteem is een interessante toevoeging bij een planningstool, en is zeker een pluspunt wanneer een planningstool dat zelf heeft. Een kloksysteem is handig aangezien jouw teamleden zich gemakkelijk in en uit kunnen klokken. De geklokte uren van jouw teamleden komen direct in de urenregistratie te staan, dit is niet alleen tijdbesparend maar ook zeer nauwkeurig. Het is tijdrovend wanneer je een handmatige planningstool hebt om alle gewerkte uren, plus pauzes en overuren, te registreren. Bij het kloksysteem is dit niet aan de orde, en kan jij jezelf richten op andere werkzaamheden, waar je bijvoorbeeld minder snel aan toe komt wanneer je het handmatig moet invoeren.

Door de nauwkeurige registratie van het kloksysteem kunnen er ook gemakkelijk correcte loonkostenberekeningen worden gemaakt, wat ook bijdraagt aan een correcte uitbetaling van de teamleden. Het is niet alleen een praktische aanvulling op de planningstool, maar versterkt ook de structuur en de sfeer op de werkvloer!

Beschikbaarheids- en verlofbeheer

Een goede tool geeft ook de mogelijkheid voor het beheren van verlofaanvragen en beschikbaarheidsregistraties. Deze functies zijn belangrijk voor een vlotte werking binnen je team. In een effectieve planningstool kunnen verlofaanvragen worden aangevraagd en ingediend door jouw teamleden, daarna kan jij ze goed- of afkeuren, waardoor er niks kan worden besloten zonder jouw toestemming.

Bij de beschikbaarheid kunnen jouw teamleden zelf voor een bepaalde tijd hun beschikbaarheid invullen en doorgeven, wat een handig en duidelijk overzicht geeft voor jou van de beschikbaarheid binnen je team. Wanneer je teamleden dit tijdig in de planningstool zetten kan dit jou heel erg helpen bij het maken van planningen zonder dat er conflicten in de planning kunnen ontstaan. Waardoor jij eenvoudig je planning kan maken.

Het gebruik van automatische sloten voor de beschikbaarheid is ook een handige tool binnen een planningstool. Deze functie voorkomt dat meerdere teamleden hun onbeschikbaarheid of verlof op één bepaalde dag zetten, waardoor de kans op onderbemanning wordt voorkomen. Hierdoor is er transparantie tussen jou en jouw teamleden, wat de werksfeer verbetert en de tevredenheid binnen de organisatie verhoogt!

Updates en innovatie

Als laatste zijn updates en innovaties cruciaal voor het kiezen van een planningstool. Het is belangrijk om te kijken of de planningstool regelmatig wordt geüpdatet, aangezien frequente updates duiden op de voortdurende ontwikkeling en verbetering van de ontwikkelaars van de planningstool. Het geeft niet alleen een indicatie van de kwaliteit van de planningstool, maar ook de betrokkenheid van het bedrijf bij het optimaliseren van de gebruikservaring.

Vaak kan je zien wanneer welke updates zijn doorgevoerd, waardoor je een duidelijk en overzichtelijk beeld hebt over hoe vaak de planningstool wordt geüpdatet. Vaak kan je dan ook zien of de updates zijn gericht op de gebruiksefficiëntie en de belangen van de gebruiker, wanneer dat zo is, ben je bij het juiste adres! Het is ook belangrijk dat de planningstool er modern en up-to-date uitziet, dat is een teken dat de planningstool regelmatig wordt onderhouden. Een verouderde look duidt vaak op weinig updates en weinig belangen voor de gebruiksefficiëntie van de gebruikers.

Daarnaast kunnen regelmatige updates ook nieuwe functies en verbeteringen introduceren die aansluiten bij de wensen van jou en jouw teamleden. Hierdoor blijven jij en de andere gebruikers gemotiveerd om de planningstool te gebruiken!

Door de bovenstaande stappen heb jij veel interessante inzichten verkregen voor het kiezen van een goede planningstool. Het kiezen van de juiste planningstool is vaak een lang proces. Maar wanneer een planningstool aan jouw wensen voldoet, is het de lange zoektocht waard.

Wanneer bovenstaande punten belangrijk voor jou zijn, is Eitje de beste match voor jou! Denk hierbij aan gepersonaliseerde demo’s, makkelijke en snelle onboarding, een kloksysteem en vooral een geweldige en snelle klantenservice. Hierbij is het hoofddoel om jou zorgvuldig te helpen met de vragen die je hebt en jou als een tevreden klant te behouden. Door in Eitje te investeren heb je een gebruiksvriendelijke planningstool die jouw mening en wensen op nummer 1 zet!

En zo denken de klanten en gebruikers van Eitje er ook over ;)