Team communicatie in tijden van het coronavirus

Dit was ook wel te merken aan het gebruik van de communicatie functies in eitje. Nog nooit zijn er zoveel nieuwsberichten verstuurd in zo’n kort tijdsbestek!

Nu staan wij na een aantal weken van intelligente lockdown echter voor een compleet nieuw vraagstuk. Hoe ga jij als horeca ondernemer om met de 1.5m economie? Wij horen via onze groep op Facebook Horeca Komt in Actie vele voor en tegens van ondernemers uit de horeca. Één ding wordt hieruit in ieder geval heel erg duidelijk. De komende weken is de interne communicatie in jouw team van nog groter belang dan hiervoor. Er gaat namelijk heel veel veranderen en aan jou als manager de taak om je team hierin mee te nemen. Doordat er grotendeels in kleinere teams gewerkt zal gaan worden, zullen jullie elkaar ook weer minder zien en zal er net zoals de afgelopen maand veel digitaal gecommuniceerd gaan worden.

Bij het communiceren van de veranderingen is het belangrijk om de volgende punten niet te vergeten:

1. Communiceer niet alleen de oplossing, maar ook het proces:

   Zo zorg jij als minister president van jouw zaak voor een breed gedragen acceptatie van de nieuwe situatie.

2. Keep everybody in the loop:

   Je oplossing is haast nooit in één keer helemaal perfect, je zult dus waarschijnlijk moeten bijsturen. Deel deze ervaringen ook om ervoor te zorgen dat je iedereen meeneemt in de ontwikkelingen.

3. Zorg voor bereikbaarheid:

   Teamleden zullen niet snel opzoek waar de informatie ook alweer stond. Bundel daarom de informatie op één plek wat iedereen gemakkelijk weet terug te vinden.

4. Niet alleen maar zenden:

   In tijden van verandering is het ook belangrijk om te luisteren. Zo krijg je waardevolle input en misschien is er zelfs wel iemand met een geniaal idee waar jij zelf nog niet aan had gedacht.

5. Verhoog de teamspirit:

   De sluitdrankjes zijn helaas verdwenen, maar niets verbroedert meer dan een goede crisis. Je kunt elkaar dan ook gewoon digitaal opzoeken. Denk bijvoorbeeld eens aan een nieuwsbericht in eitje met een bepaalde vraag die iedereen kan beantwoorden. Of organiseer een interne pubquiz met vragen over de zaak en je teamleden.

Hoe eitje helpt met je interne communicatie

Nu waren wij van plan om eind maart al een grote release te doen voor wat betreft onze app. Hier waren wij al maanden mee bezig en was een gloednieuwe versie met vele verbeteringen en functies. Helaas kregen wij tegen het einde van maart een berichtje dat onze plannen hard overhoop haalde. Onze chat leverancier mailde dat ze gingen stoppen met deze dienst en dat ze over 30 dagen alle servers uit de lucht zouden halen. Nu stonden wij ineens voor een extra uitdaging. Wij zagen namelijk dat de effecten van het coronavirus meer noodzaak creëerde om te focussen op de communicatieve kant van onze oplossing, maar leek het er eerder op dat wij zonder chat functie door het leven moesten gaan.

Gelukkig hebben wij besloten om de release ietwat te vertragen en heel hard te werken om onze chat functionaliteit naar een hoger niveau te brengen, waarin je zonder problemen en boordevol extra functies je teamleden kunt berichten. Wij zijn bezig met de allerlaatste tests en zullen deze ergens deze week gaan uitbrengen. Zo heb je in de nieuwe app veel meer chat functies dan voorheen, werkt het allemaal een stuk prettiger en werken wij achter de schermen alweer hard door om nog meer functionaliteit aan onze chat oplossing toe te voegen.

Omdat onze oude leverancier niet meer bestaat, hebben wij de chat ervaring helemaal vanaf de basis opnieuw moeten ontwikkelen. Dit zal ervoor zorgen dat teamleden die niet de app updaten naar de nieuwe versie, geen berichten meer ontvangen en ook geen berichten meer kunnen verzenden. Ook zullen alle oude berichten uit de chatgroepen zijn verdwenen en begin je dus met een schone lei. Het is hierdoor van groot belang dat iedereen z.s.m. haar app van eitje update naar de nieuwe versie als deze is uitgebracht.

Voor vragen over de aanstaande release ben ik natuurlijk zoals altijd gewoon persoonlijk bereikbaar op 06 1479 6841, verder staan wij natuurlijk zoals je gewend bent altijd voor je klaar via onze gebruikelijke support kanalen.

Rest mij nog om alvast via dit kanaal jou heel veel succes te wensen met de komende periode en hopen wij mede door deze ontwikkelingen de verbinding tussen jou en je collega’s verder te intensiveren. Want alleen samen zal iedereen uiteindelijk met opgeheven hoofd en sterker dan ooit, deze crisis weer weten te overwinnen.

Highfive✋

Joris