Studenten en tentamens: Hoe maak je een goede personeelsplanning?

In de horeca werk je vaak met diverse werknemers, waaronder een grote groep die student is. Studenten zijn waardevolle werknemers, maar ze zitten ook aan een aantal verplichtingen vast buiten hun werk om, namelijk hun opleiding, hierdoor wisselt hun beschikbaarheid door het jaar heen. Een goede personeelsplanning is hierdoor van cruciaal belang. Zonder een goed systeem kan de personeelsplanning al snel een rommeltje worden, dit kan leiden tot onder- of juist overbezetting. Dit zorgt ervoor dat het overzicht in je horecazaak verstoord kan worden. Het is dus van groot belang om een personeelsplanning te hebben die overzichtelijk is en handig te gebruiken is met de veranderende agenda’s van de studenten.

Daar is een oplossing voor, namelijk de Eitje app. Eitje is de ideale oplossing, aangezien deze planningstool je helpt om de personeelsplanning soepel te laten verlopen, zelfs met de wisselende beschikbaarheid van de studenten. Het biedt ondersteuning om de juiste balans te vinden, zodat studenten hun studie en hun werk goed kunnen combineren. In deze blog bespreken we waar je met een goede personeelsplanning rekening mee moet houden en waar je op moet letten als je studenten als werknemer hebt. Daarnaast bespreken we de planningstool Eitje, die ervoor kan zorgen dat je horecazaak soepel blijft draaien, waardoor jij en je team goed voorbereid zijn.

Wisselende beschikbaarheid

Het opstellen van een efficiënte personeelsplanning kan een uitdaging zijn wanneer je te maken hebt met studenten, aangezien hun beschikbaarheid kan variëren. Ze hebben vaak verschillende studieperiodes, semesters en daarbij komen ook nog de tentamenweken. Het is heel belangrijk om rekening te houden met dit soort periodes bij het maken van een personeelsplanning. Je kan bijvoorbeeld er voor kiezen om te gaan werken met weekroosters in plaats van maandroosters om te zorgen dat studenten hun beschikbaarheid zo sneller kunnen aanpassen, zo kan je goed rekening houden met de planning van de studenten en kan je snel inspelen op hun beschikbaarheid.

Een goede personeelsplanning begint met het regelmatig navragen van de beschikbaarheid van het team, vooral met betrekking op de drukke periodes van de studenten, zoals tentamenweken. Door studenten enkele weken van tevoren hun beschikbaarheid te laten doorgeven, kan jij als de planning maker, goed de tijd nemen voor het maken van de planning. Deze planning kan je dan ook een aantal weken van tevoren publiceren. Zo kunnen teamleden hun shifts controleren en eventuele fouten of wijzigingen doorgeven. Een goede voorbereiding is het halve werk en het zorgt ervoor dat de personeelsplanning goed in elkaar zit.

De kracht van een tool zoals Eitje is dat de studenten dus zelf hun beschikbaarheid kunnen doorgeven en updaten wanneer nodig. Ze kunnen zelf wijzigingen doorgeven van hun beschikbaarheid voor een toekomstige periode, waardoor jij als manager altijd up-to-date bent over de beschikbaarheid van je team. Dit zorgt ervoor dat je de personeelsplanning kunt aanpassen waar nodig is, roosters actueel zijn en je hierdoor geen verrassingen hebt, wat leidt tot minder stress op de werkvloer.

Flexibele planning

Een goede personeelsplanning zorgt ervoor dat je bij het invullen van roosters de juiste balans weet te vinden voor de studenten in je team tussen hun werk en hun studie . Ze hebben naast hun werk nog studieverplichtingen. Het is van groot belang om je personeelsplanning zo in te richten dat de studenten in je team niet overbelast raken en voldoende vrije tijd over houden. Zorg ervoor dat ze hun werk met plezier blijven doen, zonder dat dit ten koste gaat van hun academische prestaties, dit draagt op zijn beurt ook weer bij aan de prestaties van de horecazaak.

Het opstellen van flexibele roosters is zeer belangrijk, aangezien de studenten vaak een wisselend studierooster hebben, waar ze rekening mee moeten houden. Door aan hun te vragen of ze dit op tijd willen laten weten en hun te laten werken op tijden wat voor hun haalbaar is, kan je de personeelsplanning aanpassen naar hun studieagenda. Hierdoor hou je het werk aantrekkelijk voor de studenten waardoor ze tijdens hun werk plezier hebben en productief bezig zijn.

Het is ook nuttig om extra flexibiliteit te bieden, bijvoorbeeld tijdens de tentamenweken. Je kan studenten de mogelijkheid geven om diensten onderling te ruilen, zodat zij hun werk beter kunnen combineren met hun studieverplichtingen. Op deze manier speel je in op hun behoeften.

Daarnaast is het belangrijk om een flexibele pool van oproepkrachten of vaste medewerkers achter de hand te hebben. Deze medewerkers kunnen inspringen bij onverwachte afwezigheid, zodat de personeelsplanning niet verstoord raakt. Deze extra laag van flexibiliteit zorgt ervoor dat de zaak soepel blijft lopen, zelfs in onverwachte situaties. Communicatie en flexibiliteit vormen dus de basis van een goede personeelsplanning, waarbij het team altijd op de hoogte is en snel kan handelen wanneer dat nodig is.

Flexibiliteit van studenten benutten

Het maken van een goede personeelsplanning draait om het optimaal benutten van de flexibiliteit van de studenten. Studenten hebben namelijk vaak een wisselende beschikbaarheid door het jaar heen. Ze zijn op sommige momenten moeilijker inzetbaar door hun studie, terwijl ze op andere momenten juist flexibeler zijn. Daarom is het handig om studenten vooral in te plannen tijdens avonden en weekenden, wanneer hun studieverplichtingen minder zwaar zijn en ze meer tijd vrij hebben om te werken. Deze flexibiliteit maakt het makkelijker om de personeelsplanning aan te passen aan hun schema’s.

Je kunt optimaal gebruik maken van de flexibiliteit van de studenten tijdens de minder drukke periodes van hun studie, zoals buiten de tentamenweken en in de vakanties. Wanneer de studiebelasting vrij laag is zijn de studenten namelijk meer beschikbaar. Door op deze momenten op hun in te spelen en hun meer ure te laten werken, wordt de personeelsplanning efficiënter en voorkom je tekorten op de werkvloer tijdens piekmomenten.

Studenten zijn namelijk vaak beschikbaar wanneer vaste krachten liever niet willen werken, bijvoorbeeld in de avonden of tijdes drukke feestdagen. Zonder de verplichtingen van een vaste kracht zijn studenten juist bereid om extra uren te maken en bij te verdienen. Door hen tijdens deze momenten in te plannen, zorg je ervoor dat de zaak goed bezet is, terwijl je ook tegemoetkomt aan de wensen van de student. De flexibiliteit van studenten is handig voor de personeelsplanning.

Personeelsplanning tijdens tentamenperiodes

Tijdens de tentamenperiodes is het maken van een goede personeelsplanning extra uitdagend. Voor studenten is werken tijdens deze periode niet de eerste prioriteit, dat is leren. Ze zijn druk bezig met studeren en het is daarom belangrijk om goed bij te houden welke teamleden tentamens hebben, en hun dan ook minder in te plannen. Door studenten in de week voor de tentamens korte shifts op weinig dagen te geven, kunnen ze nog steeds komen werken, maar niet de volle dagen. Dit zorgt ervoor dat ze genoeg tijd overhouden om te studeren en er in de horecazaak genoeg bezetting is om de zaak draaiende te houden, zonder de studenten te overbelasten.

Tijdens drukke tentamenweken moet je rekening houden met het feit dat je minder op de studenten kan rekenen. In plaats daarvan kan je flexwerkers inplannen of je vaste krachten inzetten voor langere shifts, zo kan je de zaak nog steeds goed laten lopen, ook wanneer een groot deel van je team tijdelijk minder beschikbaar is. Een flexibele personeelsplanning is in deze periode essentieel. Door open shifts aan te maken, kunnen studenten zelf bepalen of ze zich kunnen inplannen of niet. Wanneer er nog shifts open blijven staan, kan je hierover communiceren met je team en de shifts eventueel opdelen in kleinere delen Zo is er altijd iemand beschikbaar zonder dat de studietijd van studenten in gevaar komt.

Bij de personeelsplanning kunnen er ook compromissen gesloten worden. Studenten hoeven bijvoorbeeld tijdens de tentamenweken minder te werken, maar je kunt hun daarna meer uren laten maken om de verloren tijd in te halen. Dit houdt de personeelsplanning flexibel en zorgt ervoor dat je altijd voldoende mensen aanwezig en beschikbaar hebt. Je kan bij een personeelsplanning rekening houden met de behoefte van de horecazaak maar ook met de behoeftes van de werknemers. Dit resulteert in een stressvrije werkomgeving, zelfs tijdens de drukke tentamenperiodes, en zorgt ervoor dat iedereen tevreden en productief blijft.

Communication is the key

Een goede communicatie is de sleutel tot een succesvolle personeelsplanning, vooral wanneer er onverwachte veranderingen plaatsvinden. Het is essentieel om een duidelijke strategie te hebben voor het omgaan met last-minute wijzigingen, zoals ziekmeldingen of een student die plotseling toch niet beschikbaar is door bepaalde studieverplichtingen. Zulke situaties kunnen altijd voorkomen, maar om een helder plan te hebben en hierover goed te communiceren met je team, zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er moet gebeuren en wie er bijvoorbeeld beschikbaar is om in te springen.

Een platform waarop gemakkelijk gecommuniceerd kan worden over dit soort zaken, zoals Whatsapp of de chatfunctie van Eitje, maakt het proces van een personeelsplanning nog eenvoudiger. Studenten kunnen hiermee direct worden geïnformeerd over wijzigingen in de personeelsplanning, zodat ze hier snel op kunnen reageren en aangeven of ze beschikbaar zijn voor een extra shift. Hierdoor kunnen ze sneller schakelen en kan je als manager gelijk weten wie er bij kan springen voor een shift. Dit is belangrijk voor last-minute uitvallers.

Als laatste is het belangrijk om regelmatig te evalueren over de personeelsplanning en de ervaringen van de studenten in je team. Door te bespreken of de personeelsplanning goed aansloot bij hun studieverplichtingen, kunnen zij een goed balans vinden tussen hun werk en hun studie. De feedback van de studenten kan helpen om de personeelsplanning beter af te stemmen op hun studie schema. Hierdoor is er een personeelsplanning die werkt voor iedere werknemer. Wanneer er een goede balans is gevonden zijn de studenten niet alleen tevreden maar presteren ze ook beter op hun werk en hun studie.

Voordelen van planningstool Eitje

Een van de grootste voordelen van de planningstool Eitje is dat het beheren van roosters voor studenten een stuk eenvoudiger wordt. Je kan instellen dat de app van Eitje automatisch herinneringen en pushnotificaties stuurt naar teamleden over openstaande shifts, waardoor zij altijd op de hoogte zijn van hun planning. Daarnaast kan je via Eitje eenvoudig de beschikbaarheidsperiode openen of sluiten, en krijgen studenten/ teamleden meldingen om hun goed geïnformeerd te houden. Dit vermindert het risico op no-shows en het draagt bij aan een efficiënte personeelsplanning.

Met een planningstool zoals Eitje kan je eenvoudig beschikbaarheidsperiodes instellen en deze ook aanpassen. Zo kunnen teamleden hun beschikbaarheid doorgeven voor bepaalde periodes, waarna deze periode wordt afgesloten. Door de beschikbaarheid bijvoorbeeld een maand van te voren te sluiten, heb je voldoende tijd om de personeelsplanning te maken. Daarnaast kan je bij Eitje ook een limiet instellen voor de minimale bezettingsgraad op een dag, het automatische slot, zo heb je genoeg personeel om je horecazaak draaiende te kunnen houden.

Door de chatfunctie in de app kunnen teamleden makkelijk contact met elkaar hebben en bepaalde dingen bespreken met elkaar, over bijvoorbeeld het overnemen van shifts. Het voordeel van deze functie, is dat de privacy van de werknemers wordt beschermt. Met Eitje hebben teamleden ook de mogelijkheid om zelf diensten te ruilen of hun beschikbaarheid bij te werken voor de personeelsplanning. Omdat studenten/ teamleden hun telefoon vaak bij hebben, kunnen ze snel en eenvoudig veranderingen doorvoeren. Deze toegankelijkheid maakt het beheren van roosters niet alleen handig voor studenten, maar ook voor managers. De communicatie verloopt sneller, en je kan flexibeler omgaan met de wisselende beschikbaarheid van je team, wat de personeelsplanning ten goede komt.

Een ander groot voordeel van Eitje is het duidelijke overzicht van verlofaanvragen en drukke periodes, zoals tentamens en vakanties. Zowel studenten als werkgevers hebben hierdoor inzicht en overzicht, wat de personeelsplanning efficiënt en transparant maakt. Je krijgt een goed beeld van wie beschikbaar is in de personeelsplanning, wat het plannen van studenten tijdens drukke periodes veel eenvoudiger maakt. Dankzij de tools van Eitje wordt het plannen van studenten een stuk minder stressvol en beter georganiseerd.

Een goede personeelsplanning is belangrijk voor elke horecazaak, vooral wanneer je te maken hebt met studenten die wisselende beschikbaarheden hebben door het jaar heen, door hun studieverplichtingen, zoals verschillende tentamenweken. Door de wisselende beschikbaarheid van de student is het noodzakelijk om flexibele planningen te maken voor de personeelsplanning, maar hierdoor kan je de flexibiliteit van de studenten wel goed benutten. Denk hierbij aan hun extra inplannen in periodes waarbij ze weinig verplichtingen hebben naar hun studie, zoals na de tentamenweek. Al met al, is het cruciaal om een goede communicatie te hebben over de personeelsplanning zodat jij en je werknemers niet voor verrassingen komen te staan.

Daarnaast geeft de tool Eitje inzicht in verlofaanvragen, drukke periodes en de beschikbaarheid van je werknemers. Het is een tool die er voor zorgt dat je goed voorbereid kan zijn en de personeelsbezetting kan afstemmen op de behoeften van je zaak. Door te investeren in Eitje, investeer je in een efficiënte en gebruiksvriendelijke personeelsplanning die zowel jou en je teamleden tijd en stress bespaart, dit resulteert in een beter draaiende zaak en tevreden werknemers.