Vijf personeelsplanning fouten oplossen met Eitje-app

Een effectieve personeelsplanning is noodzakelijk voor een goed functionerende horecazaak. Een goede personeelsplanning leidt tot minder stress en dat reflecteert op betere service. Een betere service reflecteert weer op enthousiaste en terugkerende gasten. Helaas gaat het bij de personeelsplanning nog geregeld mis. Wanneer je een horecaondernemer bent, kom je meerdere keren voor een aantal uitdagingen te staan. Van onvoldoende ingeplande werknemers op een drukke zaterdagavond tot je werknemer dubbel inplannen op dinsdag. Bovendien kunnen onverwachte afwezigheden of miscommunicatie over de planning zorgen voor chaos. Door inzicht te krijgen in 5 veelvoorkomende fouten, kan je als horecaondernemer jouw personeelsplanning optimaliseren en deze fouten minimaliseren. En er is een personeelsplanning-app voor die jou daar volledig mee kan helpen, EITJE!

Onvoldoende personeel tijdens piekuren en drukke dagen.

Niks is frustrerender dan een vol restaurant hebben en één of twee werknemers missen omdat je jouw personeelsplanning fout hebt gepland. Dit is een veelvoorkomende fout waarbij er niet genoeg werknemers zijn ingepland tijdens de piekuren. Dit kan leiden tot een slechte en afgeraffelde service. Dat wil je natuurlijk voorkomen!

Met de personeelsplanning-app Eitje krijg je een duidelijk overzicht van je personeelsplanning. Je kunt direct zien welke medewerkers beschikbaar zijn voor een bepaalde dag. Daarnaast staan al je werknemers overzichtelijk onder elkaar. Hierdoor kan je gemakkelijk zien wie wanneer werkt. Ook kan je gemakkelijk shifts aanmaken en toewijzen aan je werknemers. Met dit overzicht kan je snel een inschatting maken of je een goede personeelsplanning hebt gemaakt met de verwachte drukte.

Wanneer je een goede personeelsplanning hebt gemaakt voor de verwachte drukte, kan je deze opslaan als dagtemplate Door het op te slaan kan je deze personeelsplanning toepassen op andere drukke dagen of periodes. Het automatisch slot is een andere feature die je kan helpen met je personeelsplanning op drukke maar ook rustige dagen. Het automatisch slot zorgt ervoor dat je een minimale bezetting van je werknemers kan aangeven voor bepaalde dagen. Zo ben je er zeker van dat je genoeg werknemers hebt op drukke dagen en piekuren.

Onverwachte afwezigheden worden niet goed opgevangen.

Er zijn momenten dat ziekmeldingen of verlofdagen van werknemers niet goed worden opgevangen in de personeelsplanning. Wanneer dit gebeurt heb je als horeca-ondernemer een probleem. Je hebt een onderbezetting en dat kan een complicatie vormen voor je team dat je hebt opgesteld die dag. Het kan de dagelijkse bedrijfsactiviteiten verstoren en daarbij de werksfeer verpesten wat impact heeft op de service in het restaurant.

Bij Eitje kan je eenvoudig aangeven wanneer een werknemer ziek of afwezig is in de personeelsplanning. Dit blijft duidelijk zichtbaar in de personeelsplanning totdat er bevestigd is dat diegene weer hersteld is. Wanneer er geplande uren staan voor de ziek gemelde werknemer, kan je in Eitje duidelijk zien welke diensten er moeten worden opgevangen.

In de app worden de afwezige werknemers rood gemarkeerd op de personeelsplanning. Dit geeft aan dat er een ‘conflict’ is en dat er vervanging nodig is voor die shift. Dankzij deze opvallende waarschuwing krijg je een helder overzicht van de situatie en kan je gemakkelijk de dienst toewijzen aan een andere werknemer. Dit zorgt voor meer overzicht en voorkomt stressvolle situaties. Je kan ook de geplande shifts van de afwezige werknemer aanpassen naar open shifts op de personeelsplanning. Zo kan je een uitvraag doen bij je team wie deze shift zou willen overnemen. Daarnaast kan je van deze uitvraag een pushnotificatie versturen, dit zorgt ervoor dat iedereen binnen het team een melding krijgt van de open shift.

Gebrek aan communicatie

Een gebrek aan communicatie kan leiden tot verschillende problemen bij de personeelsplanning. Werknemers worden bijvoorbeeld niet tijdig geïnformeerd over de nieuwe personeelsplanning. Hierdoor kunnen er verwarringen en misverstanden ontstaan. Er kunnen dan situaties ontstaan waarin medewerkers te laat zijn of dat er non-shows zijn. Dit komt omdat ze niet op de hoogte waren van hun eigen planning.

Bij Eitje heb je toegang tot veel handige tools voor communicatie binnen je organisatie. Zo kan je via de nieuwspagina nieuwsberichten plaatsen en kan je daarbij zelf bepalen welke teams van je organisatie deze kunnen ontvangen. Een voorbeeld van zo’n nieuwsbericht is: Hey jongens, er komen drukke dagen aan, let daar op! Teamleden kunnen op deze nieuwsberichten reageren. Door deze wisselwerking tussen manager en werknemers wordt de communicatie versterkt.

Naast de nieuwspagina is er ook nog een chatfunctie waarbij je direct berichten kan sturen naar teamleden. Dit kan naar één specifiek persoon wanneer je iets na wilt vragen. Ook kun je eenvoudig een groep aanmaken, zodat alle communicatie rondom shifts en evenementen op één plek blijft, je hoeft niet te switchen tussen verschillende tools.

Tijdens het maken van je personeelsplanning of het registreren van uren kun je ook de chatfunctie openhouden om snel vragen te stellen aan je werknemers over shifts. Dit is tijdbesparend en maakt de communicatie duidelijk. Het vermindert de kans op misverstanden. Met Eitje heb je alles op 1 plek om de communicatie goed te laten verlopen!

Fouten bij handmatige personeelsplanning en urenregistratie

Handmatige personeelsplanning zonder hulp van een planningssoftware kan leiden tot fouten. Jij en je werknemers zijn menselijk en daarom kunnen er fouten ontstaan bij het invoeren van uren of het maken van een personeelsplanning. Wanneer dit handmatig gebeurt is de kans op bijvoorbeeld typfouten groter. Hierdoor kunnen er niet alleen onjuiste personeelsplanningen komen maar ook onjuiste urenregistratie.

Bij Eitje kan je gemakkelijk de beschikbaarheid van elke werknemer zien in je personeelsplanning. Hierdoor is het eenvoudig om een weekplanning te maken. Je hebt als werkgever een duidelijk overzicht wie er wel en niet beschikbaar is. Door deze functie kan je snel een goede personeelsplanning maken, waarbij je de beschikbaarheid van werknemers kan koppelen aan de shifts.

Ten tweede heb je een duidelijk overzicht van je werknemers met verschillende soorten contracten. Denk hierbij aan vast uren- of nul uren contracten. Het is handig om hier een overzicht van te hebben aangezien de werknemers met vaste uren voldoende moeten worden ingepland. Het systeem van Eitje is hier overzichtelijk in. Het geeft duidelijk aan wanneer er ‘conflicten’ ontstaan in de personeelsplanning. Doordat dit duidelijk wordt aangegeven worden de fouten over het algemeen voorkomen.

De technologie van Eitje ontdekt gemakkelijk dit soort fouten in de personeelsplanning. Hierdoor worden de kansen op fouten kleiner dan wanneer je een personeelsplanning handmatig maakt. Als laatste is het ook onmogelijk om bij een handmatige personeelsplanning een gestructureerd overzicht te hebben van overgenomen shifts en werknemers die hebben geruild. Hier is Eitje een uitkomst voor!

Onverwachte hoge loonkosten

Onverwachte hoge loonkosten vormen een veelvoorkomend probleem in de personeelsplanning van horeca-ondernemers. Denk hierbij aan het onnodig veel inplannen van werknemers of wanneer werknemers overuren draaien aangezien de personeelsplanning niet tijdig is aangepast. Hierdoor worden er over het algemeen onnodige hoge loonkosten gemaakt. Wanneer er geen duidelijk beeld is over het beheren van dit soort situaties, kunnen de loonkosten snel oplopen.

Bij Eitje kun je eenvoudig het uurloon van elke werknemer invoeren bij het contract. Het systeem van Eitje maakt het mogelijk om per teamlid de loonkosten in te vullen, dit helpt om de loonkosten zo nauwkeurig mogelijk neer te zetten. Het is handig om te weten dat het brutosalaris per uur (uursalaris van werknemer) niet de volledige loonkosten van de werknemer dekt. De werknemer moet ook nog belastingen betalen over zijn werknemers.

Maar Eitje heeft daar een oplossing voor! Eitje biedt de mogelijkheid om een omrekenfactor in te stellen per contracttype. Zo worden de loonkosten correct weergegeven en geeft het een realistisch beeld van de totale kosten van je werknemers. Hierdoor kan je ook meer efficiënt een personeelsplanning maken. Je voorkomt onnodige overuren, wat kan leiden tot lagere onverwachte loonkosten. Hierdoor kan je de personeelsplanning en het budget beter beheren.

Als laatste kan je bij Eitje ook een inzicht krijgen in je financiële gegevens. Denk hierbij aan omzet, arbeidsproductiviteit en het loonkosten percentage. Het is hierbij belangrijk om te weten dat er twee soorten omzet zijn die je bij Eitje kan zien: de omzetvoorspelling in de personeelsplanning en het omzetresultaat in de urenregistratie. Deze inzichten kunnen je een indicatie geven over je loonkosten per maand en kom je niet voor grote verrassingen te staan. Je kan hierbij je omzet makkelijk in Eitje zien door een koppeling met een kassasysteem. Door deze koppeling wordt je omzet automatisch uit de kassa opgehaald, dat gebeurt één keer per uur.

Met een effectieve personeelsplanning voorkom je chaos die vaak samen gaat met onverwachte afwezigheden, loonkosten die uit de hand lopen, of een tekort aan medewerkers tijdens drukke dagen. Eitje biedt de tools die je nodig hebt om je personeelsplanning overzichtelijk en eenvoudig te houden. Zoals Rodrique Vrolijk, eigenaar van BLOEM het samenvattend verwoordt: Eitje is de alles in één oplossing. Zowel onze planning, urenregistratie als onze interne communicatie verloopt uitstekend.

Kortom, het gebruik van Eitje is een win-winsituatie voor alle partijen!

Het is een eitje ;)